Pourquoi nous ne devrions pas craindre de digitaliser notre gestion QHSE et ESG

5 minutes26/07/2023

Article écrit par Timo Kronlöf

W.Edwards Deming a dit un jour : "Sans données, vous n'êtes qu'une personne de plus avec une opinion". Au fil des années, cette affirmation est devenue de plus en plus vraie pour les équipes QHSE.

Il n'est pas rare que la valeur des données QHSE & ESG soit minimisée pour des raisons souvent justifiées telles que "les données ne sont pas fiables" ou "les données sont trompeuses" ou "nous devons nous concentrer sur l'humain plutôt que sur les données". Bien que ces arguments puissent être valables, ils ne sont en fin de compte que des excuses pour éviter l'inévitable, c'est-à-dire construire son propre système de collecte et de traitement des données QHSE au sein d'une entreprise. Dans cet article, j'explique comment surmonter les différents obstacles qui vous empêchent de tirer parti de la technologie que vous et votre entreprise méritez.

Pourquoi la digitalisation des processus QHSE peut-elle susciter des résistances ?

J'ai longtemps essayé de comprendre les raisons pour lesquelles il y a des résistances à mettre en place et le perfectionner un système de management intégré de la QHSE. Ma conclusion est simple : il est courant d’éviter ce qu’on ne comprend pas assez bien. Étant donné que les professionnels QHSE, tout comme moi, ont généralement reçu une bonne formation en ingénierie ou en psychologie, cette formation n'inclut souvent pas de compétences en informatique et, dans le meilleur des cas, ne fournit qu'une compréhension très superficielle des solutions logicielles QHSE.

Mais dans le monde d'aujourd'hui, les entreprises, et toutes les organisations qui ont des employés, ont besoin de logiciels pour fonctionner. J'aurais du mal à nous imaginer, nous les professionnels QHSE, revenir à l'utilisation de papiers et de feuilles de calcul, à moins que le processus ne soit déjà numérisé. La digitalisation apporte des avantages évidents, et ce pour tous les processus, qu'il s'agisse de l'automatisation du marketing, de la facturation, des signatures numériques, de la collecte de données ESG ou des processus QHSE tels que la gestion des incidents, les FDS ou les audits. Et ce qui vaut pour toute nouvelle technologique, vaut également pour les logiciels QHSE : une fois la numérisation effectuée, il n'y a pas de retour en arrière. Par exemple, choisiriez-vous de vous débarrasser définitivement de votre smartphone et de revenir au téléphone fixe ?

#1 Trop informatique ou technique

Souvent, dans des projets de ce type, les équipes estiment qu'elles ne disposent pas des compétences informatiques ou techniques nécessaires. Et si c'est effectivement le cas, ils peuvent craindre que la gestion soit confiée à une personne extérieure au pôle QHSE, ce qui mettrait en péril les résultats souhaités et ferait dérailler le projet. 

#2 La QHSE est un travail humain de proximité

J'entends souvent dire que la QHSE porte sur l'humain, et qu'il ne s'agit pas de logiciels, et que, par conséquent, nous ne devrions pas nous laisser distraire par des applications mobiles ou des plateformes QHSE, mais plutôt utiliser notre temps pour coacher les managers et les superviseurs ou pour former et éduquer le personnel de première ligne. 

Je suis d'accord, mais il ne faut pas oublier que l'un des principaux objectifs de tout projet de digitalisation de l'ESG ou la QHSE est de gagner du temps et d'automatiser les processus manuels. Les logiciels QHSE sont conçus pour automatiser les notifications, les affectations, les rappels, les escalades et simplifier la collecte de données sur la consommation d'énergie, les observations en matière de sécurité, les presqu'accidents et les accidents, et bien plus encore. Ces tâches répétitives ne consomment-elles pas du temps qui devrait plutôt être consacré à échanger avec les collaborateurs, à les encadrer, à les former et, en fait, à effectuer le travail de proximité souhaité ? La digitalisation permettrait également de dégager plus de temps pour mettre en place votre stratégie ESG et pour planifier les choses à l'avance, sans vous presser, sans être pressé en permanence.

Un logiciel QHSE allège la charge de travail des équipes SST, ce qui leur permet de récupérer du temps consacré aux tâches administratives pour l'investir dans le leadership en sécurité pour que la QHSE devienne l'affaire de tous.

Poussons la réflexion encore plus loin : si vous disposiez de données ESG et QHSE de manière structurée, ne serait-il pas plus facile de créer les KPI que la direction et les parties prenantes ont besoin pour leurs initiatives ESG ?

#3 Pas de temps, pas d'argent

Vous n'avez ni de temps ni d'argent à consacrer à la mise en place d'un processus numérique. C'est souvent la réalité. Je reste persuadé que ce ne sont que des obstacles sur la route et non des impasses. Si vous avez besoin d'aide pour convaincre la direction et choisir un logiciel QHSE, je vous suggère de jeter un coup d'œil au récent livre blanc de Quentic intitulé "Comment choisir le logiciel HSE adéquat".

Votre mission - votre ensemble d'outils

L'équipe QHSE est engagée pour réduire le nombre d'événements indésirables, tels que les accidents et les incidents. L'objectif est probablement de faire en sorte que les employés puissent rentrer chez eux sains et saufs. J'ai moi-même travaillé dans le domaine de la QHSE, en mettant en place des processus de gestion des incidents, en comprenant comment identifier les dangers, comment contrôler les risques résiduels au moyen d'inspections hebdomadaires et de visites de sécurité, comment impliquer les personnes de première ligne et obtenir l'engagement de la direction dans mes programmes QHSE. Je sais comment cela fonctionne et c'est plus compliqué qu'on ne pourrait le penser. Plus important encore, je sais combien de temps cela prend et parfois il semble que le temps manque pour un projet de digitalisation. 

Mon expérience personnelle en QHSE

Après mes débuts dans la QHSE, qui comprenaient la mise en œuvre d'un logiciel QHSE, j'ai fini par fonder ma propre société de logiciels en 2014. À l'époque, je n'étais pas convaincu par les logiciels existants et je voulais rendre la sécurité moins ennuyeuse pour les non-spécialistes. Après avoir joint mes forces à celles de Quentic en 2017, j'ai aidé les équipes HSE des clients à convaincre leur direction et les responsables du budget de digitaliser leur QHSE. J'ai notamment accompagné les consultants et les clients de Quentic à trouver des moyens de modéliser leurs processus QHSE pour répondre à leurs besoins sans l'aide du service informatique, et surtout, depuis début 2020, j'ai eu le privilège d'améliorer nos solutions logicielles en tant que chef de produit chez Quentic afin d'étendre mes connaissances et aider des milliers de personnes à créer des environnements de travail plus sûrs.

Pour être honnête, n'ayant suivi que deux cours de codage à l'université, j'ai d'abord pensé que je n'avais pas les compétences nécessaires pour comprendre comment concevoir un logiciel destiné à résoudre des problèmes QHSE complexes, mais aujourd'hui, je suis convaincu que je peux le faire. Je me rends compte que je n'ai pas besoin de posséder toutes les compétences en matière de logiciels, mais que je peux me concentrer sur mes points forts : comprendre les problèmes sous-jacents auxquels sont confrontés nos utilisateurs et nos clients. Il y a des petits et des grands problèmes et, au début, il me semblait insurmontable de tous les résoudre. Je ressentais la même chose lorsque j'étais un jeune ingénieur QHSE, confronté à des problèmes allant de l'évaluation des risques à la gestion des risques psychosociaux, en passant par le choix des EPI. Cependant, avec le temps et un processus de priorisation structuré, les problèmes principaux sont décomposés afin d'être progressivement résolus avec l'aide de mes collègues de l'IT, de l'expérience utilisateur, du service client, du conseil et d'autres départements.

C'est exactement de cette manière que vous pouvez, vous aussi, surmonter tout frein lié à la digitalisation de vos processus QHSE de votre entreprise. Pas à pas et avec l'aide d'autres personnes, des spécialistes comme votre service informatique ou des consultants qui pourraient en savoir plus sur la technologie. Je ne nie pas qu'il faille investir du temps dans un tel projet, mais peut-être moins que vous ne le pensez. Une fois la digitalisation mise en place, vous pourrez choisir comment utiliser le temps gagné, que ce soit dans des actions de proximité et de sensibilisation, la stratégie ou autre.

Perspectives : une amélioration continue soutenue par le logiciel

W. Edwards Deming avait raison : vous avez vraiment besoin de données pour prendre les meilleures décisions. Mais il défendait également un autre point de vue important : l'amélioration continue. C'est une démarche que vous devez également adopter lors de la mise en œuvre de logiciels, de l'amélioration de la qualité de vos données ESG, de l'engagement de vos équipes de première ligne et de l'obtention de l'engagement de la direction à l'égard de vos projets.
 

Même si votre travail n'est jamais terminé à 100 %, l'amélioration sera beaucoup plus rapide si elle est soutenue par une solution numérique. Plusieurs responsables QHSE comme vous et moi ont prouvé à quelle vitesse de grands changements peuvent être possibles : des évaluations de risques plus rapides et des responsables enfin en mesure de contribuer à la santé et à la sécurité ou du personnel qui donne plus de visibilité aux accidents évités de justesse et aide ainsi à créer les données nécessaires à l'amélioration des conditions de santé et de sécurité.

Chaque solution apportera de nouveaux défis, qui nécessiteront votre attention et une amélioration continue. Mais ne laissez aucun des arguments évoqués (l'informatique, manque de temps et d'argent, priorité aux actions de proximité) vous empêcher de digitaliser votre système de gestion QHSE.