Gestion des documents

Avec Quentic Core du logiciel Quentic

Gérez les documents de façon systématique

Avec Quentic, c’est facile !

Enregistrement centralisé des documents

  • Archivage logique des documents dans des arborescences de dossiers adaptées à vos besoins
  • Prise en charge de tous les formats de fichier courants 
  • Import et export de documents individuels et de paquets de documents 
  • Documents faciles à retrouver grâce aux nombreux filtres 
  • Contrôlez l’accès jusqu’au moindre document
  • Mettez en lien des documents et des paquets de données dans Quentic 
  • Possibilité d’accéder simultanément à un document depuis plusieurs postes 
  • Possibilité pour les utilisateurs d’accéder à un document en un clic 
  • Processus permettant une mise à jour ultérieure facile des documents et garantissant l’accès à leur version ou révision la plus récente

Publiez vos documents

Révisez les documents

  • Attribution claire des responsabilités pour la gestion des documents 
  • Réception des rappels à une fréquence définie pour un document dont l’actualité du contenu doit être vérifiée 
  • Gestion des versions des documents pour les versions antérieures et actuelles
  • Affichage de la progression du travail d’édition pour les documents en cours de révision pour plus de transparence
  • Publication contrôlée des documents incluant l’enregistrement automatique des étapes de publication
  • Définition de plusieurs phases d’édition, de vérification et de publication distinctes pour chaque type de document
  • Système intelligent permettant de limiter l’accès des collaborateurs aux seules versions publiées des documents lorsqu’ils ne sont pas en train de les modifier

Publiez les documents révisés

Gestion des archives

Il convient de respecter les délais de conservation légaux lorsque les documents ne sont plus nécessaires. Quentic vous aide également sur cet aspect de la conservation des documents : archivez les documents que vous devez conserver pour éviter de les effacer avant le délai prescrit. L’archivage permet également d’avoir une meilleure vue d’ensemble, car les documents archivés ne peuvent plus être consultés que par certains utilisateurs de Quentic.

Aperçu des principales fonctionnalités

Fonctionnalités de Quentic Core

Visualisez les structures de l’entreprise

Avec Quentic Core, créez un registre central des principales structures de votre entreprise afin d’y rattacher tous les autres modules Quentic. Vous obtenez ainsi des données cohérentes, évitez les contenus redondants et êtes en mesure d’appréhender de différents points de vue toutes les composantes de l’entreprise. Vous pouvez également répertorier clairement tous vos sites, vos outils de travail et vos services.

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Gestion des mesures

La gestion des mesures de Quentic vous offre la flexibilité nécessaire pour représenter des mesures correctives et préventives de toutes sortes et pour les organiser efficacement. La planification exhaustive, la classification pragmatique de chacune des étapes de mise en œuvre et une documentation des résultats permettent une parfaite traçabilité et un renforcement de votre processus d’amélioration continue.

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Gestion des rappels et des escalades

Dans Quentic, les aperçus rapides et pratiques vous permettent de suivre en permanence vos tâches et échéances. Pour éviter le moindre oubli, vous pouvez recourir à la gestion des rappels et des escalades. Les membres de l'équipe sont alors informés automatiquement de l'approche d'une échéance.

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De l’analyse des causes à l’amélioration des processus

En cas de non-respect strict des processus, de défaut de qualité, voire même d’avarie dans le cadre des activités opérationnelles, la réaction doit être immédiate. Cependant, il ne s’agit pas uniquement de s’arrêter aux symptômes, mais d’identifier les causes profondes et d’intervenir à la racine du problème, comme l’exige notamment la norme ISO 14001:2015. Avec l’analyse des causes, Quentic vous aide à mettre en œuvre des solutions de long-terme pour éviter de refaire les mêmes erreurs, conformément au principe d’amélioration continue.

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Gestion des utilisateurs et configuration système

Une partie de Quentic Core correspond à l’interface d’administration du logiciel. Vous pouvez y gérer les accès des utilisateurs, définir les paramètres de base du système et accéder à des modèles essentiels. Grâce à un agencement logique de toutes les options, vous vous repérez rapidement et activez les paramètres souhaités sans avoir besoin de connaissances particulières en informatique. Vous pouvez ainsi gérer les accès des différentes parties prenantes QHSE et ESG en fonction de leurs missions.

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Quentic Démo

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« Connaître un module, c’est les connaître tous : l’utilisation de Quentic est simple et intuitive. Il suffit de connaître la structure d’un module pour savoir utiliser tous les autres immédiatement. »

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