Gestion des documents

Avec Quentic Core du logiciel Quentic

Il est d’autant plus important de disposer de procédures claires et efficaces pour tous lorsque le nombre de documents HSE à produire et à conserver et le nombre de collaborateurs prenant part à leur gestion, leur vérification et leur publication est élevé. Quentic vous aide dans ce sens grâce à une gestion intégrée de documents permettant d’archiver ceux-ci et de les gérer de façon optimale et dans le respect des normes.

Gérez les documents de façon systématique

Avec Quentic, c’est facile !

Enregistrement centralisé des documents

  • Archivage logique des documents dans des arborescences de dossiers adaptées à vos besoins
  • Prise en charge de tous les formats de fichier courants 
  • Import et export de documents individuels et de paquets de documents 
  • Documents faciles à retrouver grâce aux nombreux filtres 
  • Contrôlez l’accès jusqu’au moindre document
  • Mettez en lien des documents et des paquets de données dans Quentic 
  • Possibilité d’accéder simultanément à un document depuis plusieurs postes 
  • Possibilité pour les utilisateurs d’accéder à un document en un clic 
  • Processus permettant une mise à jour ultérieure facile des documents et garantissant l’accès à leur version ou révision la plus récente

Publiez vos documents

Révisez les documents

  • Attribution claire des responsabilités pour la gestion des documents 
  • Réception des rappels à une fréquence définie pour un document dont l’actualité du contenu doit être vérifiée 
  • Gestion des versions des documents pour les versions antérieures et actuelles
  • Affichage de la progression du travail d’édition pour les documents en cours de révision pour plus de transparence
  • Publication contrôlée des documents incluant l’enregistrement automatique des étapes de publication
  • Définition de plusieurs phases d’édition, de vérification et de publication distinctes pour chaque type de document
  • Système intelligent permettant de limiter l’accès des collaborateurs aux seules versions publiées des documents lorsqu’ils ne sont pas en train de les modifier

Publiez les documents révisés

Gestion des archives

Il convient de respecter les délais de conservation légaux lorsque les documents ne sont plus nécessaires. Quentic vous aide également sur cet aspect de la conservation des documents : archivez les documents que vous devez conserver pour éviter de les effacer avant le délai prescrit. L’archivage permet également d’avoir une meilleure vue d’ensemble, car les documents archivés ne peuvent plus être consultés que par certains utilisateurs de Quentic.

Testez Quentic pendant 14 jours !

« Connaître un module, c’est les connaître tous : l’utilisation de Quentic est simple et intuitive. Il suffit de connaître la structure d’un module pour savoir utiliser tous les autres immédiatement. »