Un nouvel élan pour la gestion HSE

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Comment un grand groupe international peut-il répondre aux normes de sécurité les plus élevées et atteindre son objectif de conformité à l’échelle mondiale ? Est-il possible d’intégrer tous les processus de management en matière de santé et sécurité au travail et d'environnement dans tous les sites, indépendamment des différences locales en termes de langue, de gestion et de culture HSE ? 

Face à ces questions, l’entreprise de technologie industrielle autrichienne Miba a entrepris de définir les caractéristiques qu’elle recherche dans un logiciel HSE. En choisissant Quentic, Miba a gagné une plateforme permettant à ses 7500 employés de contribuer à l'atteinte des objectifs clés de la société en matière de santé et sécurité. Parmi les objectifs principaux, on peut citer l’augmentation du nombre d’incidents signalés, la réduction du taux d’accidents à moins de 1 % et la mise en place de processus HSE standardisés, en plus de garantir la conformité en matière de santé et de sécurité pendant la pandémie de COVID-19. 

À propos Miba AG

Miba dispose de plus de 30 sites de production et de vente en Europe, en Amérique et en Asie. Traiter les personnes, la nature et les sociétés en général avec respect est une question d’une importance capitale pour ce groupe de technologie. La mission de Miba (« Des technologies pour une planète plus propre ») s’applique non seulement à ses produits, qui rendent les machines plus efficaces et plus respectueuses de l'environnement, mais aussi à ses processus internes, que l’entreprise optimise en permanence pour préserver les ressources. En outre, en ce qui concerne les activités en matière de santé et de sécurité au travail, Miba vise à structurer tous les processus de manière à ce qu'ils présentent le moins de risques possible pour les employés et l'ensemble de l'écosystème ainsi qu’à garantir la conformité légale à tous les égards. Étant donné qu’elle opère à l’échelle mondiale, l’entreprise requiert une vision globale de toutes les questions liées à l’HSE. Miba atteint cet objectif grâce à Quentic, une solution logicielle intégrée qui permet de visualiser des structures complexes et d’établir des liens entre elles.

Introduire un logiciel : un processus de changement stratégique

 « Nous étions confrontés au défi considérable d’encourager nos employés dans le monde entier à adopter des changements et à signaler les incidents indépendamment. Se contenter d'acheter et de leur fournir un logiciel HSE n’aurait pas suffi. L’adoption d’un nouveau logiciel était un processus de changement stratégique qui nécessitait beaucoup de tact et une communication active. »

Franz Almhofer-Amering, est le Responsable HSE et des installations chez Miba et il a supervisé la mise en œuvre stratégique de Quentic. La clé du succès a été d’intégrer les experts locaux HSE en tant qu'utilisateurs clés dès les premières phases puis de procéder à l’inclusion progressive de tous les autres employés et sites en suivant un processus axé sur la solution. Dans un premier temps Miba a testé et optimisé tous les modules de Quentic dans ses locaux en Autriche, où la gestion et la culture de sécurité étaient déjà consolidées. En s’appuyant sur l’expérience de ses experts en Autriche, Miba a ensuite décidé de déployer Quentic dans tout le groupe, en adaptant les modules en fonction des circonstances propres à chaque site. Franz Almhofer-Amering a fixé comme première étape de ce processus l’introduction du module Santé et sécurité au travail dans tous les sites et la standardisation des procédures en conséquence. Durant cette phase, où chaque décision a des conséquences à grande échelle et est difficilement réversible, Miba s’est appuyé sur un consultant spécialisé de Quentic. 

Santé et sécurité au travail

Tous les employés de Miba à travers le monde sont concernés par le sujet de la gestion des incidents dans leur travail quotidien. C’est pourquoi Almhofer-Amering a choisi d’intégrer le module Santé et sécurité au travail dans la première étape du processus de standardisation à l’échelle du groupe. Grâce à la facilité d’utilisation et aux fonctionnalités multi-langues du logiciel, il a été possible de réduire l’impact des obstacles qui empêchaient le progrès par le passé. Le changement des comportements de signalement a également été positif et a contribué à développer une culture de l’échec constructive. 

Au cours des premières années d'utilisation de Quentic et depuis que le groupe a défini des normes communes dans les domaines de l'analyse des causes, de l'évaluation des risques et de la formulation de mesures, Miba a réussi à réduire le nombre d'accidents à signaler de 12 à 7 pour 1 000 employés. Cela a permis d’éviter approximativement 40 accidents graves. 

Produits dangereux

Pour Miba, la gestion HSE est un service qui requiert d’utiliser une seule interface qui connecte tous les processus afin de surmonter l’esprit de cloisonnement et que tous les membres du personnel y aient accès. Pour cela, il faut un haut niveau de transparence, notamment en ce qui concerne les produits dangereux, et Miba a atteint cet objectif depuis qu’elle a commencé à utiliser Quentic. Le logiciel permet à tous les employés de consulter les fiches de données de sécurité dans toutes les langues, de sorte qu’ils peuvent trouver rapidement des informations à jour. 

Parallèlement, les processus d'inspection et d'approbation configurables séparément enregistrent systématiquement l'utilisation de produits dangereux et garantissent qu’ils ne soient utilisés qu’à des fins spécifiques par des individus pré-déterminés. Ce renforcement de la transparence présente aussi des avantages pour les autres départements. Par exemple, le Département des achats de Miba peut utiliser le logiciel Quentic pour vérifier l'autorisation du personnel à commander certains matériaux. 

Conformité à l’échelle mondiale

Un des principaux défis à relever pour Miba dans le développement de son activité à l’échelle mondiale découle de l’évolution et la dynamisation à grande vitesse du domaine de la conformité. Grâce au réseau international de partenaires de Quentic, le Groupe Miba est en mesure de se conformer à toutes les exigences locales. Par exemple, l’inventaire juridique pour le site de Miba en Autriche est régulièrement révisé et mis à jour par un partenaire local. Miba utilise le Service de prévision des réglementations fourni par Enhesa, un des partenaires de Quentic, pour suivre l’actualité en la matière à l’échelle internationale. Grâce à ce service, dès qu’un amendement ou une modification règlementaire se produit, Miba en est immédiatement informé. Ainsi, Miba est non seulement en mesure de veiller au respect de toutes ses obligations, mais il peut aussi utiliser des tableaux de bord et des outils analytiques pour générer des documents valables à des fins juridiques en rapport avec toutes sortes de requêtes. 

Faire face à la pandémie de COVID-19 avec Quentic

Au printemps 2020, deux tiers des employés de Miba travaillaient dans des locaux équipés du logiciel Quentic. La pandémie de coronavirus a démontré l’utilité du logiciel Quentic, notamment à travers l’utilisation du module Risques et audits rendu obligatoire dans tout le groupe pour les inspections de sécurité liées au COVID-19. En plus de garantir la santé et la sécurité au travail ainsi que la sécurité juridique à travers le monde pendant la crise, cette mesure a également permis d’accélérer le déploiement du logiciel à l’échelle internationale. Des sites qui, jusque-là, étaient peu familiarisés avec le logiciel Quentic ou qui ne l’avaient jamais utilisé se sont intéressés à ses autres potentielles utilisations. Ainsi, la pandémie a favorisé la numérisation et la standardisation des processus HSE au sein de Miba, qui se sont déroulées plus rapidement que prévu. « Le retour d'information positif de nos collègues à l’international a confirmé que nous avons pris la bonne décision. Nous allons à présent fournir d’autres fonctionnalités à nos sites situés dans d’autres pays que l’Autriche », a déclaré Franz Almhofer-Amering.