Comment mettre en place une nouvelle solution logicielle HSE

6 minutes23/02/2022

En fournissant un meilleur aperçu, en assurant une coordination efficace et en éliminant le chaos des listes et des données en vrac, les solutions logicielles HSE vous permettent de combiner tous les aspects clés de la gestion de l’environnement, de la santé et de la sécurité. Toutefois, il est très important de garder à l’esprit que la mise en œuvre d’un nouveau logiciel implique aussi l’adoption de nouvelles méthodes de travail et cela n'est pas toujours évident. C’est pourquoi il est d’autant plus important de s'assurer que tout le monde travaille dans la même direction. Suivez ces 10 conseils pour impliquer efficacement vos employés dans le processus de mise en œuvre du logiciel et bénéficiez d’une gestion HSE efficace sur le long terme. 

1. Susciter l'intérêt des employés aux questions de santé et sécurité

Vous savez sans doute par expérience que les employés ne mettent pas toujours leur bien-être avant tout et que parfois ils ignorent les risques potentiels qui existent sur leur lieu de travail. Souvent, il ne suffit pas d’expliquer les problèmes liés à la santé, il faut parvenir à intéresser les employés. En fin de compte, un employé vraiment investi dans sa propre sécurité fera également plus attention à celle des autres. 

2. Développer un écosystème HSE

Promouvez une culture d’entreprise permettant à chaque individu de trouver sa place au sein de la communauté et de contribuer activement à créer un environnement de travail sûr. Par exemple, si les employés sont sensibilisés à la sécurité, ils seront plus enclins à faire des signalements et les processus d’élimination des dommages et des risques, ainsi que le travail de maintenance, seront plus efficaces. 

3. Formuler des objectifs clairs

Faites de la HSE une priorité et montrez à quel point il est important de minimiser les risques et les problèmes avant qu’il ne se produisent. Formuler clairement les valeurs en matière de HSE et souligner l’importance de l’intégrité de la marque aide à expliquer pourquoi il est nécessaire d’adopter des méthodes de travail numériques et intelligentes. 

4. La communication est d’une importance capitale

Exposez et expliquez pourquoi vous avez décidé de mettre en œuvre une nouvelle solution logicielle HSE. Soulignez ses avantages, aussi bien pour l'entreprise que pour les employés. Tenez les principales parties prenantes au courant de l’état d’avancement de la mise en œuvre du logiciel et faites-les participer au processus. Cela est particulièrement important pour les personnes réticentes au changement. Envisagez d’intégrer vos filiales et les sous-traitants avec lesquels vous travaillez dans vos activités de communication et de formation en matière de HSE. 

5. Montrer l'exemple

Pour que votre solution logicielle HSE soit un succès, vous devez vous assurer d’obtenir le soutien de la direction. Vous devez aussi montrer aux équipes comment vont fonctionner les nouvelles procédures. Désigner un chef de projet et un adjoint pour le processus de mise en œuvre permet aussi aux employés d'avoir un référent à qui adresser leurs questions ou préoccupations concernant le nouveau logiciel HSE. 

6. Souligner les avantages individuels

Un bon logiciel remplace la paperasse, réduit la charge administrative et peut être utilisé partout. Plus vous serez clair sur les avantages de la solution logicielle HSE, plus vos employés et vos partenaires externes la percevront comme un outil utile qui les aidera à planifier des activités et à fixer les priorités. Avec le temps, ils ne pourront plus s’en passer. 

7. Tirer profit de l’investissement

En organisant des formations et en assurant un entretien régulier du système vous pourrez tirer le meilleur parti du logiciel. Les formations et les mises au point régulières aideront vos employés à se sentir plus à l'aise avec le logiciel et à exploiter tout son potentiel dans leur travail quotidien. Il est aussi important de faciliter l'accès des employés à la nouvelle solution. Pensez donc à leur fournir des appareils intelligents. 

8. Intégrer les parties prenantes

Lors de la mise en œuvre d’une nouvelle solution HSE, pensez à informer et intégrer vos prestataires de services externes dans le processus à un stade précoce. Un projet pilote avec des utilisateurs motivés peut être un moyen particulièrement efficace d'intégrer les personnes sceptiques face aux nouvelles technologies. Les retours d’expérience de ce projet peuvent vous fournir des renseignements précieux et vous aider à adapter la solution en fonction des opérations quotidiennes de votre entreprise. 

9. Donner la parole aux employés

Donnez à vos employés la possibilité d'exprimer leurs idées et de soulever leurs préoccupations sous la forme de feedback sur la performance générale du logiciel. Ils verront ainsi que leurs opinions comptent et ils se sentiront intégrés dans le processus de changement. Dans les étapes postérieures, mettez en œuvre le retour d'information pour montrer que vous avez pris en compte les suggestions des employés. 

10. Fixer des objectifs réalistes

Facilitez les choses autant que possible à vos employés en leur fournissant des instructions simples et en leur proposant des formations et des rapports réguliers. Définissez des objectifs atteignables pour vos employés. Donnez-leur le temps de se familiariser avec le nouveau système en parallèle à leurs responsabilités professionnelles habituelles.