Le 1er janvier 2015, la période de transition légale entre le règlement allemand sur les substances dangereuses (Gefahrstoffverordnung-GefStoffV) et les nouveaux critères du règlement CLP a pris fin. Le nouveau système de classification et de marquage des substances dangereuses utilisés dans les entreprises s’applique depuis cette date. Depuis 2012, la société DATEV eG, prestataire informatique et fournisseur de logiciels, suit ses agents et produits dangereux avec le logiciel Quentic dédié à la gestion de la SST, au management environnemental et au développement durable. La société a pu ainsi s’adapter facilement aux nouvelles dispositions.

Grâce à des solutions de haute qualité destinées aux conseillers fiscaux, aux experts-comptables et aux avocats, DATEV eG améliore les processus opérationnels de plus de 2,5 millions d’entreprises, de communes, d’associations et institutions. Depuis son siège de Nuremberg, cette coopérative fondée en 1966 emploie plus de 6 000 personnes et figure parmi les principaux développeurs de logiciels et prestataires informatiques d’Europe.

DATEV eG mise depuis sa création sur le développement durable à tous les niveaux de l’entreprise. Sont concernés tous les processus opérationnels depuis la production dans le centre d’impression et d’expédition, jusqu’à l’entretien des bâtiments, en passant par la domotique et le nettoyage. Ces domaines utilisent en effet beaucoup de substances dangereuses. L’entrée en vigueur du nouveau règlement allemand GefStoffV en 2010 a confronté DATEV à un défi de taille : adapter tout son système de gestion des substances dangereuses au règlement européen CLP.

L’entreprise a profité du changement de législation pour restructurer ses services de gestion SST et gestion environnementale. En raison des nombreux recoupements des missions impliquant des substances dangereuses, l’entreprise devait absolument trouver une solution transversale durable. En effet, ni le registre des matières dangereuses sur Access ni les listes Excel avec leurs fiches de données de sécurité scannées ne remplissaient les nouvelles exigences réglementaires. D’autres applications utilisées pour rédiger les instructions opérationnelles et les évaluations des risques étaient gérées par différents services, si bien que les processus relatifs aux substances dangereuses manquaient de clarté ou menaient à des conclusions différentes. Or, la sécurité des données étant une priorité pour ce fournisseur de logiciels du sud de l’Allemagne. Le nouveau système devait également se démarquer sur ce point. L’entreprise a opté pour le logiciel Quentic à l’issue d’un processus décisionnel interne complexe et d’une phase d’essai concluante.

Le module Produits dangereux a permis à DATEV de créer un nouveau registre et d’y répertorier ses quelque 460 agents et substances dangereuses, ainsi que leurs mélanges. Les fonctions de filtre personnalisables garantissent de retrouver instantanément tous les composants. Tout le processus général d’approvisionnement en matières dangereuses en a été simplifié : maintenant, avant de passer commande, l’entreprise vérifie en interne si une substance est déjà utilisée ou a été remplacée par une autre. Par ailleurs, le logiciel vérifie automatiquement les informations relatives aux règles d’autorisation, aux domaines d’utilisation et aux incompatibilités de stockage entre substances. Les sources de danger sont donc identifiées rapidement et la mise à jour en temps réel des fiches de données de sécurité est assurée.

Le prestataire informatique est désormais en mesure de générer plus facilement ses évaluations des risques et des instructions opérationnelles grâce à une procédure standardisée. Cette dernière permet d’enregistrer facilement les informations relatives aux activités, aux dangers, aux premiers soins et à l’élimination, mais aussi de déterminer automatiquement les mesures de protection appropriées. Le module Conformité règlementaire contient un nouveau registre légal dans lequel les substances dangereuses ainsi que les moyens de production sont désormais reliés directement aux normes applicables et aux obligations légales auxquelles ils se réfèrent. Le responsable du management environnemental a donc accès à tous les amendements importants apportés à la législation, ce qui garantit la sécurité juridique de l’entreprise.

DATEV utilise depuis 2012 les modules Quentic suivants :

  • Quentic Core
  • Santé et Sécurité au travail
  • Produits dangereux
  • Conformité règlementaire
  • Management environnemental

« Nous avons trouvé une solution performante pour gérer nos produits chimiques : les matières dangereuses sont désormais répertoriées et centralisées dans Quentic. Tous les responsables ont accès aux données à tout moment. »

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