Santé et sécurité au travail, Numérisation

5 erreurs commises par les décideurs lors de l’achat de logiciels HSE

Comment y voir plus clair?

8 Minutes

Ecrit par Timo Kronlöf

Quelle est la première chose à laquelle vous pensez lorsqu’un logiciel HSE est évoqué ? Selon vos précédentes expériences, elle peut être positive ou négative. D'après ce que j'ai vu au cours de ma carrière dans le monde des logiciels HSE, ceux-ci ont une image publique plutôt négative ou au mieux neutre. Pourquoi en est-il ainsi, et comment pouvez-vous éviter ces sentiments de frustration et de déception à l'avenir ?  Permettez-moi de vous faire part de quelques enseignements utiles sur les erreurs les plus courantes que j'ai constatées en cours de route.

1. Essayer de copier-coller directement vos processus actuels

Les premiers modèles de logiciels HSE étaient fondamentalement identiques à la version papier. Imaginez un peu. Digitaliser un formulaire papier, tel qu'un rapport de presque accident, signifiait créer le même formulaire pour qu'il soit disponible sur PC. Pour moi, remplir ce genre de formulaire numérique est encore plus ennuyeux que d'utiliser du papier et un stylo - au moins, vous n'avez pas besoin de vous connecter ou de démarrer votre ordinateur portable !

Même s'il était assez amusant de voir les premiers outils HSE, il n'est vraiment pas drôle de voir qu’ils sont encore utilisés aujourd'hui. La frustration est douloureuse à regarder. Aujourd'hui, je comprends assez bien pourquoi les gens ne sont inspirés par aucune solution HSE.

Les solutions HSE actuelles sont - ou du moins devraient être - très différentes de ces premiers efforts. La technologie a progressé, et les solutions HSE devraient faire de même. Essayez de ne pas refaire la même erreur : lorsque vous choisissez un logiciel, profitez-en pour repenser vos processus. S'il est tentant d'essayer de reproduire des processus de travail existants, demandez au moins à votre fournisseur potentiel de solutions des idées sur la manière d'améliorer l'ensemble du processus.

2. Ne pas impliquer les parties prenantes concernées dès le début

Nous savons tous que la prise de décision est d'autant plus complexe que le nombre de personnes impliquées est élevé. Néanmoins, il est crucial d'obtenir des avis supplémentaires. Même si vous êtes sûr de choisir le meilleur logiciel HSE pour votre organisation, cela ne signifie pas pour autant que tout le monde sera satisfait et heureux lorsque vous commencerez le déploiement.

Lorsque vous prévoyez de lancer le projet de logiciel HSE, il est important de consulter au moins ces 5 principales parties prenantes : 1. La direction générale/C-suite, 2. Les opérationnels, 3. L’équipe HSE, 4. Les représentants des travailleurs, 5. L’équipe IT. Demander une liste de leurs difficultés et répondre à leurs questions vous aidera dans votre démarche. L'implication précoce des parties prenantes a également l'avantage de créer un sentiment de participation qui, plus tard, réduit la résistance au changement lors de l'implémentation.

3. Ne pas identifier au préalable les processus pertinents à digitaliser

Beaucoup pensent, de manière quelque peu idéaliste, qu'il faut - et qu'il est possible - résoudre tous les problèmes à la fois. Peu importe que vous dirigiez une multinationale ou une PME, vous devez choisir les processus les plus importants pour commencer. Cela dépend de votre organisation. Il peut s'agir de la gestion des incidents, de la gestion des risques, des audits et des inspections, ou d'un meilleur contrôle de vos produits dangereux. Il peut également s'agir de sensibiliser davantage vos collaborateurs à la culture HSE. Très souvent, j'ai remarqué que le principal défi n'était pas de digitaliser des processus spécifiques, mais de faire participer plus de personnes, d'améliorer la communication et de devenir plus productif dans l'espace HSE.

Demandez-vous ce que VOUS changeriez dans votre gestion HSE aujourd'hui. Posez ensuite la même question à vos dirigeants, collègues et autres parties prenantes. Ils seront probablement heureux de vous faire part de leurs réflexions sur le sujet. Ne blâmez personne, pas même vous-même. Les décisions qui ont été prises dans le passé le sont avec des informations différentes de celles que vous possédez aujourd'hui.

4. Externaliser la prise de décision finale - ne risquez pas de perdre en pertinence HSE

Ensuite, quelques conseils cruciaux: Ne laissez pas d'autres structures organisationnelles déterminer ou décider à votre place. Si vous voulez un logiciel HSE professionnel, ne laissez pas les services de maintenance, de comptabilité, informatique ou toute autre personne ayant une compréhension et une portée limitées décider à votre place.  Si vous recherchez une plateforme HSE plus complète, veuillez impliquer d'autres parties prenantes, mais gardez la décision finale entre vos mains. Laisser la décision finale à d'autres parties prenantes est l'une des plus grandes erreurs que l'on puisse commettre en matière HSE. Cela vous évitera de prendre des décisions cruciales à l'avenir lors de l'élaboration de votre gestion HSE et, en fin de compte, de la culture de celle-ci.  Ne vous méprenez pas, j'aime que les services informatiques soient impliqués, mais ils voient les choses sous un angle complètement différent. Comment l'informatique ou la maintenance pourraient-elles être informées, voire parfois s'intéresser, à l'évolution future de la gestion du HSE et de la sécurité ? Si vous souhaitez expérimenter une méthodologie de "Safety II", pensez-vous que d'autres personnes seraient d'accord pour ajouter ou prioriser cette nouvelle fonctionnalité à une solution de maintenance ?  Que diriez-vous d'étendre la solution choisie aux produits dangereux ou à la conformité réglementaire en matière de HSE ? Oui, je sais que vous êtes très occupé, mais il est important de comprendre que cette décision pourrait facilement devenir la plus importante de votre carrière au sein de votre organisation actuelle. Cette décision de portée logicielle détermine qui est le conducteur et qui n'est qu'un passager.

5. Reporter et perdre du temps à comparer les petits détails

Les entreprises et les organisations ne sont pas identiques, pas plus que leurs processus ou leurs cultures HSE. Alors pourquoi tous les logiciels devraient-ils être similaires, et comment une application de construction ou de maintenance dotée de certaines fonctions de sécurité pourrait-elle être le meilleur choix si vous travaillez dans une entreprise de services ? Trouvez la solution la mieux adaptée à votre entreprise et à votre environnement de travail. Les processus clés de gestion HSE sont plutôt universels, mais les environnements de travail ne le sont pas.

Posez-vous ces questions:

  1. Combien de nos collaborateurs (%) travaillent sur le terrain - sans accès direct à un PC ?
  2. Quelle est la répartition entre les cadres et les employés ?
  3. Quels sont les processus HSE distinctifs et essentiels de notre secteur d'activité, de nos styles de travail ou de notre culture ?
  4. Vous concentrez-vous sur une unité de site, un emplacement physique ou une zone, ou plutôt sur un ensemble plus complexe et plus global ? Quelles sont les différences entre les sites, les pays et quels processus souhaitez-vous harmoniser dans l'ensemble des sites et des unités commerciales ?

Demandez et vérifiez que la solution éventuelle peut répondre à ces questions essentielles. Demandez quelles sont les références dont ils disposent dans votre secteur d'activité, pour le prouver. Assurez-vous de votre décision en demandant des appels de référence ou des visites. Demandez aux références comment la collaboration a fonctionné, si la solution a été mise à jour comme promis, et si leurs promesses ont été tenues. L'achat d'un logiciel HSE aujourd'hui n'est pas une simple transaction ponctuelle, mais idéalement un partenariat à long terme entre deux organisations, un partenariat qui voit les deux entreprises gagner en valeur au fil du temps. Évaluez le risque de ne comparer que le prix initial des solutions potentielles et envisagez plutôt votre investissement sur une plus longue durée. Si le fournisseur de la solution n'est pas en mesure d'investir dans le développement de son produit et service, son approche pourrait détériorer la valeur créée à long terme.

Après avoir évalué la ou les solutions possibles, vérifié les arguments de vente et le matériel, appelé les références et fait toutes les vérifications nécessaires, il est temps d'aller de l'avant. Un temps excessif passé à cette étape perturbera le flux et la dynamique créés au prix d'efforts considérables - et risque de rendre vos efforts obsolètes.

Indépendamment des sujets très variés que je viens de vous faire découvrir, les projets de logiciels HSE peuvent être simples et agréables à réaliser. Si vous avez fait vos recherches et choisi le partenaire logiciel le mieux adapté, vous devriez être entre de bonnes mains. Laissez-les vous aider à mettre en place les meilleures pratiques et à soutenir votre projet de déploiement. Ils l'ont probablement fait à plusieurs reprises et ont certainement des connaissances, des réseaux et des professionnels qui vous aideront à éviter les problèmes les plus courants.

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